FAQs: Sprachreisen mit Klasse

Alles, was Sie für Ihre Sprachreise wissen müssen

Eine gute Vorbereitung ist das A und O jeder gelungenen Reise. Wir begleiten Sie bei der Sprachreise mit Ihrer Klasse. Von der ersten Anfrage über die Detailplanung und die Durchführung der Reise bis zur Rückkehr. Damit Sie und Ihre Schüler:innen sich optimal auf Ihren Sprachaufenthalt vorbereiten können, finden Sie hier die Antworten auf die wichtigsten organisatorischen Fragen.
Dann gebündelt in Themenblöcken mit darunter aufklappbaren Fragen:

Grundlegendes zur Planung Ihres Sprachaufenthalts mit Klasse

Bitte informieren Sie uns bereits im Vorfeld über die Anforderungen, Wünsche und Bedürfnisse sowie über die finanziellen Rahmenbedingungen Ihrer Klasse. So können wir für Sie ein passendes individuelles Angebot erstellen und die Sprachreise organisieren, die alle glücklich macht.

Sprachwochen können sowohl klassenweise als auch in klassenübergreifenden Gruppen durchgeführt werden. 70 % einer Klasse/Gruppe sollte daran teilnehmen. Sollten die 70 % nicht erreicht werden, kann die Sprachwoche mit einer Genehmigung der Schulbehörde trotzdem stattfinden.

Buchung, Zahlung, Stornobedingungen

ActiLingua Sprachreisen ist Vermittlerin des gebuchten Leistungspakets. Es gelten die Buchungsfristen wie im Angebot angeführt. Die Buchung erfolgt entweder per Buchungsformular oder mittels Online-Formular und wird mit der Buchungsbestätigung/Rechnung bestätigt.

Bitte beachten Sie, dass Vor- und Nachnamen der Schüler:innen auf dem Buchungsformular exakt wie im Reisepass angeführt werden müssen (auch weitere Vornamen). Bei etwaigen Namensänderungen können zusätzliche Kosten bei den Arlines sowie Unstimmigkeiten bei der Abreise entstehen.

Nach dem Eingang Ihrer Buchung bei uns erhalten Sie eine Buchungsbestätigung/Rechnung. Der/die Schüler:in gilt als verbindlich gebucht, die Zahlungen sind wie angeführt zu leisten. Im Falle eines Rücktritts gelten die entsprechenden Regelungen wie unter dem Punkt „Erkrankung vor der Reise/Rücktritt und Entschädigungsgebühren“ angeführt.

Die Teilnehmer:innen sind mit der Veröffentlichung von Fotos und Videos, auf denen sie zu sehen sind, einverstanden, soweit diese zum Zwecke der Öffentlichkeits- und Marketingarbeit in Printmedien, Homepage, Facebook, YouTube und zukünftigen Medien von ActiLingua Sprachreisen Verwendung finden. Dies kann jederzeit schriftlich widerrufen werden.

Die Vermittlerin/Veranstalterin behält sich das Recht vor, Teilnehmer:innen wegen eines Vergehens gegen Verhaltensregel abzumahnen und bei fortgesetzter Widersetzlichkeit, mutwilliger Sachbeschädigung, bei Alkohol- und Drogenkonsum, bei Straftaten u.Ä. vom Kurs auszuschließen bzw. nach Hause zu schicken. Diese werden in diesem Fall bis zum Abreisebahnhof bzw. Flughafen des Kurslandes begleitet. Die weitere Rückreise erfolgt unbetreut. Die Erziehungsberechtigten gewährleisten die jederzeitige Abholung dieser Teilnehmer:innen am Zielort. Alle damit verbundenen Kosten (z.B. Telefongebühren, Reisekosten, Begleitperson) gehen zu Lasten der Erziehungsberechtigten. Es besteht kein Anspruch auf Rückvergütung der anteilsmäßigen Kurs- oder Fahrtkosten.

Alle Schäden, die Teilnehmer:innen während der Reise oder während des Aufenthalts verursachen, gehen zu Lasten dieser. Für minderjährige Teilnehmer:innen haften deren Erziehungsberechtigte.
Als Gerichtsstand wird Wien vereinbart.

Ein Reiserücktritt vor Abreise muss ActiLingua Sprachreisen immer schriftlich mitgeteilt werden. Die Entschädigungsgebühren betragen bis zum 60. Tag vor Reiseantritt 10 %, ab dem 59. Tag bis zum 30. Tag 20 %, ab dem 29. bis zum 20. Tag 25 %, ab dem 19. bis zum 10. Tag 50 %, ab dem 9. bis zum 4. Tag 65 %, ab dem 3. Tag (72 Stunden) vor Reiseantritt bis zum Kalendertag vor der Abreise 85 % der Gesamtkosten. Bei Nichtantritt der Reise ohne vorherige schriftliche Bekanntgabe des Rücktrittes und bei Stornierung am Tag der Abreise werden die Gesamtkosten verrechnet. Bereits einbezahlte Beträge werden abzüglich der Entschädigungsgebühr rückerstattet.

Wir empfehlen den Abschluss einer Stornoversicherung der Europäischen Reiseversicherung AG. Die entsprechenden Kosten sind vom Reisepreis abhängig.
Details bzw. Versicherungsbedingungen entnehmen Sie bitte der Website der Europäischen Reiseversicherung AG:

Leistungsbeschreibung Schüler:innen- und Student:innen-Gruppenschutz
Versicherungsbedingungen Schüler:innen- und Student:innen-Gruppenschutz

Gesundheitliches: Erkrankung während der Reise, generelle Erkrankungen, E-Card, Reiseapotheke

Sollte ein Kind während des Aufenthaltes im Ausland erkranken, kümmern sich die Begleitlehrer:innen um das Kind und suchen gegebenenfalls einen Arzt/eine Ärztin auf.

Im Notfall sind die Begleitlehrer:innen bzw. die entsprechenden Mitarbeiter:innen unserer Partnerschulen oder die Gastfamilie berechtigt, nach Rücksprache mit den Eltern alle nötigen Schritte einzuleiten, um das Kind ärztlich behandeln oder ins Krankenhaus einweisen zu lassen.

Personen mit schweren behandlungspflichtigen Organleiden, psychischen Störungen oder Krankheiten des Nervensystems sind von der Teilnahme ausgeschlossen. Ebenso Personen, die nicht fähig sind, eigenverantwortlich zu handeln.

Jegliche Art von Krankheit, Allergien, Intoleranzen oder Beeinträchtigung muss den Begleitlehrer:innen bzw. ActiLingua Sprachreisen bei Anmeldung schriftlich bekannt gegeben werden. Sollten diesbezügliche Informationen erst nach Ankunft im Ausland mitgeteilt werden, kann dies u.U. zur Folge haben, dass der/die Schüler:in kostenpflichtig nach Hause geschickt werden muss.

Wir empfehlen, sicherheitshalber eine Reiseapotheke mit den wichtigsten Medikamenten (Kopf- und Halsschmerztabletten, Durchfall- oder Fiebermittel, etc.). mitzunehmen.

Die E-Card ist in allen Ländern der EU gültig. Voraussetzung ist, dass die Rückseite der E-Card ausgefüllt ist. Jede/r Schüler:in hat die eigene E-Card mitzunehmen. Bei Reisen nach England ist die E-Card nicht gültig. Eine gültige Krankenversicherung wird grundsätzlich bei der Reise vorausgesetzt.

An- und Abreise, Reisedokumente, Visum

Die An- und Abreise erfolgt mit den österreichischen Begleitlehrer:innen bzw. der Gruppe ab/bis Flughafen. Die Transfers Flughafen – Gastfamilie – Flughafen werden mit dem Bus organisiert. In einigen Kursorten holen die Gasteltern die Schüler:innen vom Flughafen ab.

Die Gepäck¬be¬stim¬mun¬gen sind von den jeweiligen Flug¬li¬nien abhängig. Alle Details zu Gewicht oder Abmessungen sind der entsprechenden Website zu entnehmen.

Alle Schüler:innen haben die Gültigkeit ihrer Reisedokumente selbst zu prüfen. Für die Einreise nach Großbritannien wird ein gültiger Reisepass verlangt, für Irland, Malta, Spanien, Frankreich und Italien ist ein gültiger Reisepass oder Personalausweis notwendig. Wir raten dazu, eine Kopie des Reisepasses mit auf die Reise zu nehmen, damit im Falle eines Verlusts zumindest eine Kopie vorgewiesen werden kann.

Wir weisen nochmals auf die Wichtigkeit der korrekten Angaben der Schüler:innen-Daten hin! Alle Vor- und Nachnamen müssen ausnahmslos und exakt so angegeben werden, wie sie in den Reisepässen angeführt sind. Das gilt auch für weitere Vornamen. Bei etwaigen Namensänderungen können zusätzliche Kosten bei den Arlines aber auch Unstimmigkeiten bei der Abreise entstehen.

Für Reisen innerhalb Europas benötigen EU-Bürger:innen kein Visum. Sollte ein/e Schüler:in Ihrer Gruppe kein/e EU-Bürger:in sein, informieren Sie sich bitte bei der entsprechenden Botschaft, ob trotz Aufenthaltsgenehmigung in Österreich ein Visum notwendig ist.

Infor­ma­tio­nen dazu finden Sie auf der Seite der Bun­des­mi­nis­te­riums:  ​www.bmeia.gv.at/​reise-auf­ent­halt/​rei­se­infor­ma­tion/​laen­der.

Falls ein/e Schüler:in visumspflichtig ist, können Sie mit dem Formular 1004-EU1 (Liste der Reisenden für Schulreisen innerhalb der EU), auf dem alle teilnehmenden Schüler:innen und Begleitlehrer:innen zu verzeichnen sind, ein zeit- (und kosten-) aufwändigeres Einzelvisum umgehen. Die Kosten für ein Blatt für je 10 Personen betragen ca. € 1,49. Dieses  Blatt fordern Sie bitte  direkt beim Österreichischen Bundesverlag Schulbuch GmbH & Co. KG (1090 Wien, Frankgasse 4, Tel: +43 1 40136 193, E-Mail: service@oebv.at, www.oebv.at ) an.
Bitte vermerken Sie, dass  die Liste der Reisenden nur mit diesem Originalformular sowie einem Schulstempel Gültigkeit hat und jeweils nur für eine Schülerreise verwendet werden darf.

Unterbringung, Verpflegung und Ausstattung

In jedem Land wird nicht nur eine andere Sprache gesprochen, es wird auch anders gewohnt, gelebt und gegessen. Genau diese Kombination aus Sprache lernen und Sprache leben macht den Erfolg eines gelungenen Sprachaufenthalts aus. Aus diesem Grund sind Ihre Schüler:innen bei Gastfamilien untergebracht.

Begleitlehrer:innen wohnen ebenfalls bei einer Gastfamilie, können aber gerne auch in einem Hotel oder Gästehaus untergebracht werden. Für die Auswahl der Gastfamilien zeichnen sich unsere Partnerorganisationen vor Ort zuständig. Diese haben beste und langjährige Kontakte zu Privathaushalten. Natürlich werden alle Gastfamilien regelmäßig kontrolliert um gleichbleibend gute Qualität zu gewährleisten.

Gastgeber:innen sind nicht zwingend Familien im traditionellen Sinn. Auch kinderlose Paare oder alleinstehende Damen unterschiedlichen Alters freuen sich, wenn sie Gastkinder bei sich aufnehmen können. Es ist wichtig, Ihren Schüler:innen schon im Vorfeld zu vermitteln, dass Gastfamilien kein Hotel sind, der Wohnstandard und das Ausstattungsniveau immer den landesüblichen entsprechen. So gibt es mancherorts getrennte Kalt- und Warmwasserhähne, freiliegende Wasserrohre oder kleinere Zimmer als zuhause.

Die Schüler:innen Ihrer Klasse/Gruppe werden in der Regel kompakt bzw. zu zweit oder zu dritt untergebracht. Wir und unsere Partnerorganisationen versuchen nach Möglichkeit, allen Unterbringungswünschen nachzukommen. Alle Schüler:innen sind bereits bei der Anmeldung aufgefordert, anzuführen, mit wem sie das Zimmer teilen wollen, und ob sie Allergien, Intoleranzen, etc. haben.

In der Regel fahren Ihre Schüler:innen mit dem Bus in die Schule. Planen Sie dafür ca. € 15,00 bis € 25,00 pro Woche für ein Busticket ein.

Zur eigenen Sicherheit, aber auch aus Rücksicht auf die Gastfamilie müssen alle Schüler:innen, auch die volljährigen, zu einer bestimmten Uhrzeit zu Hause sein. Diese Zeit wird entweder von den österreichischen Begleitlehrer:innen oder von den örtlichen Partnerschulen festgelegt.

Der Kontakt der Gastfamilie wird ca. zwei Wochen vor Abreise übersandt.

Leider ist es nicht immer möglich, alle Unterbringungswünsche zu garantieren, da es bei Gastfamilien aufgrund von unvorhersehbaren Umständen (Krankheit, etc.) zu kurzfristigen Ausfällen kommen kann. Unsere Partnerorganisationen sind dann gezwungen auf eine andere Gastfamilie auszuweichen.

Wir und unsere Partnerschulen setzen alles daran, dass Ihre Schüler:innen sich bei ihren Familien wohl und aufgehoben fühlen. Etwaige Kommunikationsschwierigkeiten zwischen Schüler:innen und den Familien können vor Ort rasch behoben werden. Damit die örtlichen Verantwortlichen unserer Partnerschule schnellstmöglich unterstützen können, muss der/die Schüler:in natürlich den/die Begleitlehrer:in bzw. den/die Verantwortlichen der Parnterschule vor Ort davon in Kenntnis setzen.

Unsere Partnerorganisationen versuchen, nach Möglichkeit allen Unterbringungswünschen nachzukommen.  Alle Schüler:innen sind bereits bei der Anmeldung aufgefordert, bekanntzugeben, mit wem sie gerne das Zimmer teilen wollen, ob sie Krankheiten, Allergien, Intoleranzen etc. haben oder Diäten einhalten müssen. Spezielle Kost bei Allergien, Intoleranzen oder Diäten ist gegen Aufpreis möglich.

Manchmal ist es nicht möglich alle Unterbringungswünsche zu bestätigen bzw. diese zu garantieren. Auch deshalb, weil es bei Gastfamilien zu unvorhergesehenen, kurzfristigen Ausfällen kommen kann und unsere Partnerorganisation dann gezwungen ist, auf eine andere Gastfamilie auszuweichen. Die Nichterfüllung der Unterbringungswünsche berechtigt nicht zum kostenfreien Rücktritt.

Für Frühstück und Abendessen sorgt die Gastfamilie. Das Mittagessen wird entweder in Form eines Lunchpakets von der Gastfamilie oder in Buffetform in der Schule eingenommen. Die Hauptmahlzeit findet in vielen Ländern meist abends statt und bietet eine sehr gute Gelegenheit, seine Gastfamilie und die lokale Esskultur in entspannter Atmosphäre kennenzulernen.

Spezielle Ernährungsanforderungen, Allergien oder Intoleranzen müssen bei Buchung angegeben werden und können berücksichtigt werden (vorbehaltlich Verfügbarkeit) . Je nach Kursort ist mit einem Aufpreis zwischen € 30,00 und € 50,00 pro Person zu rechnen.

Die Höhe des Taschengeldes hängt vom Alter und den Ansprüchen jeder/s Einzelnen ab. Erfahrungsgemäß sollten € 100,00 bis € 150,00 pro Woche ausreichen. Bei Bankomatkarten (bei Jugendkonten) raten wir, schon vor Reiseantritt beim Bankinstitut nachzufragen, ob eine Behebung im Ausland möglich ist.

Die Schüler:innen sollen entsprechend Kleidung und Schuhwerk für den gesamten Aufenthalt einpacken. Am besten ist es, sich kurz vor Abreise über das zu erwartende Wetter am Kursort zu informieren. In Notfällen kann bei der Gastfamilie auch das eine oder andere Wäschestück mitgewaschen werden.

Handtücher und Bettwäsche werden immer von der Gastfamilie zur Verfügung gestellt. Für den Strand sollten eigene Badetücher und entsprechende Badesachen mitgenommen werden.

Für Reisen nach Irland, Schottland, England und Malta sind Stromadapter erforderlich.

Zur eigenen Sicherheit, aber auch aus Rücksicht auf die Gastfamilie, müssen alle Schüler:innen (auch die volljährigen) zu einer bestimmten Uhrzeit zu Hause sein. Diese Zeit wird entweder von den österreichischen Begleitlehrer:innen oder von den örtlichen Partnerschulen festgelegt.

Bei Gastfamilienunterbringung gibt es Zeiten, in denen die Schüler:innen nicht betreut sind. Etwa auf dem Schulweg. In den meisten Fällen bringen wir Schüler:innen einer Klasse/Gruppe daher kompakt unter, damit zwei bis vier Schüler:innen einen gemeinsamen Schulweg haben.

Sprachunterricht: Unterrichtszeiten und -themen

Der Unterricht findet in der Regel von Montag bis Freitag, ausgenommen an den Reisetagen, im Ausmaß von 3 bis 5 Lektionen pro Tag und in geschlossenen Gruppen von max. 15 Schüler:innen statt. Jede Lektion dauert mindestens 45 Minuten. Das benötigte Unterrichtsmaterial wird vor Ort zur Verfügung gestellt, lediglich Schreibmaterial sowie ein Wörterbuch sind mitzubringen. Der Sprachunterricht wird von qualifizierten Sprachpädagog:innen, die Muttersprachler:innen sind, abgehalten. Als Nachweis für den Besuch des Sprachunterrichts erhält jede/r Schüler:in ein Teilnahmezertifikat.

Die Sprachlehrer:innen vor Ort bereiten die Themen entsprechend den Wünschen der österreichischen Begleitlehrer:innen und unter Berücksichtigung des Sprachlevels sowie der jeweiligen Bedürfnisse vor. Die Unterrichtsthemen müssen mindestens 14 Tage vor Abreise bekannt gegeben werden. Beim Sprachunterricht im Ausland stehen immer die Kommunikation und das freie Sprechen im Mittelpunkt.

Freizeitprogramm

Das Nachmittags- und Aktivitätenprogramm wird von den Begleitlehrer:innen im Vorfeld fixiert und von ActiLingua Sprachreisen sowie der Partnerschule vor Ort vorbereitet. Die Teilnahme aller Schüler:innen ist verpflichtend. Schüler:innen ist es nicht gestattet, den Kursort selbständig zu verlassen.

Zuständigkeiten vor Ort

Vor Ort werden die österreichischen Begleitlehrer:innen von Mitarbeiter:innen unserer Partnerschulen unterstützt. Bitte setzen Sie sich bei allen Unklarheiten oder Unstimmigkeiten mit den entsprechenden Kolleg:innen vor Ort in Verbindung.

Änderungen und Vertragswidrigkeiten

ActiLingua Sprachreisen behält sich das Recht vor, bei Bedarf notwendige Änderungen im Programm vorzunehmen. Nichterfüllung der Unterbringungswünsche berechtigt nicht zum kostenfreien Rücktritt. Für etwaige Kosten, welche durch Annullierung und Widerruf einer Zusage entstehen, besteht keine Haftung.

Nicht in Anspruch genommene Leistungen wie Ganz- oder Halbtagesausflüge werden nicht refundiert. Wird der Aufenthalt auf Wunsch eines/r Schüler:in bzw. der Erziehungsberechtigten vorzeitig beendet, besteht kein Anspruch auf Rückerstattung der nicht in Anspruch genommenen Leistungen.

Begleitlehrer:innen, Schüler:innen bzw. ihre Erziehungsberechtigten sind verpflichtet, eventuelle Mängel an Unterkunft, Verpflegung und Unterricht unverzüglich nach Feststellung derselben den entsprechenden Mitarbeiter:innen der Partnerorganisation vor Ort sowie ActiLingua Sprachreisen (schriftlich) zu melden und Abhilfe zu verlangen. Bei Nichteinhaltung bestehen keine Ersatzansprüche.

Für Ihre weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne unter +43 1 8903210 sowie hallo@actilingua-sprachreisen.at zur Verfügung.